无纸化办公系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，南京无纸化会议系统厂家，这是系统建设的重要环节。此系统规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。这个系统要分为两层来考虑：上层———即银行营业网点的管理部门；下层———即所有的营业网点。
上层从功能上看要具备四个功能：
(一)、发送文件的功能。通过下发文本文件，来实现诸如下发新的业务操作规范、安全操作规程等正式文件及各种通知的功能，此功能还可以分为对某个营业网点或所有营业网点下发。
(二)、接收文件的功能。实现营业网点上传给管理部门文件的功能
(三)、发送公告的功能。通过下发500个汉字以内的字符串来实现下发临时或紧急通知的功能，此功能也同样可以分为对某个营业网点或所有营业网点下发。
(四)、接收公告的功能。可以接收到营业网点发送的信息。
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在日常办公中，每年因会议材料打印所消耗的纸张数，如果有人统计的话，是天文数字。支出大量费用不说，南京无纸化会议系统终端，对自然资源的损害也不言而喻。生产一吨纸需要多少资源？不是特别考究的计算，需要木材3.75吨、煤0.5吨、水100吨， 在生产纸的过程中还会造成35%的水污染。相当于砍伐4棵平均20年树龄的树木，或者是14棵约8年生20尺高、直径8寸的树木，或者相当于17棵马尾松。同时，文件印制过程中除了电、墨等资源的消耗，复印机还会排放有毒气体。
随着各种资源越来越匮乏、保护环境，已经成为当前的迫切任务。倡导无纸化会议不仅仅是对自然资源的节约，更是一种势在必行的社会责任。近几年，随着政府政策的大力支持，越来越多的党政机关，大型企业纷纷加入无纸化会议的浪潮。
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