无纸化办公系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。此系统规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。这个系统要分为两层来考虑：上层———即银行营业网点的管理部门；下层———即所有的营业网点。
上层从功能上看要具备四个功能：
(一)、发送文件的功能。通过下发文本文件，来实现诸如下发新的业务操作规范、安全操作规程等正式文件及各种通知的功能，此功能还可以分为对某个营业网点或所有营业网点下发。
(二)、接收文件的功能。实现营业网点上传给管理部门文件的功能
(三)、发送公告的功能。通过下发500个汉字以内的字符串来实现下发临时或紧急通知的功能，此功能也同样可以分为对某个营业网点或所有营业网点下发。
(四)、接收公告的功能。可以接收到营业网点发送的信息。
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无纸化办公会议系统使用人员的思想意识有待提高
“无纸化办公”还需要员工有良好的意识去执行，这一点也是比较难坚持得。另外，青岛无纸化会议系统管理软件，现代化办公环境对公司员工整体素质要求较高，至少能够熟练地操作相关设备、设施，才能确保整个工作流程的顺畅。还有，过分依赖机器存储信息、资料不免会遭受意外因素的影响，威海无纸化会议系统管理软件，比如电脑病毒、机器故障、人为盗用等情况的发生。无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的。
但是无纸化办公带来的可信息化便利却更多，例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公已得到人们的认同。 还有新一代的办公自动化系统提供了处理各个环节的相关知识，确保每一个使用者，都能够随时随地根据需要，向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。
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